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一、系统概述
  互联网协同办公系统是利用先进成熟的计算机和网络通讯技术建立的一个高质量、高效率、智能化的办公系统;是专门协助单位内部实现个人办公、日常办公、流转办公,以及交流互动、资源共享等无纸化的信息平台。互联网协同办公系统是从管理的角度深层次地剖析了办公自动化的生命周期与发展方向,力求做到网络管理的实质与用户的应用需求紧密吻合,充分体现用户管理的价值,满足各个层面用户的应用管理需要。办公自动化可应用于政府机关、企事业单位。其目的主要是实现一个集成的办公环境,让所有工作人员能够利用网络实现协同工作和知识管理。主要包括以下几个方面:
  建立网络通讯系统,利用网络更方便的传递信息,摆脱时间空间限制;
  建立信息发布交互平台,通过网络更便捷快速的发布信息,交互信息;
  实现工作流转自动化,以工作流方式实现收发文件管理和各种日常业务自动流转;
  建立知识收集平台,分类收集信息,整理信息;
  提供个人工作助手,提高个人工作效率;
  实现一些日常办公事务的自动化管理,减轻办公人员工作压力。

二、系统结构
办公涵盖了办公过程的全部,可归纳为信息共享、交流协作、协同事务管理、协同流转办公以及个人办公事务处理等几个方面。易读办公以独到的创意和强大的功能,真正的将烦琐的任务变成员工轻轻松松就能完成的工作。它由个人助理、信息交流、日常办公、文档管理、公文管理、系统管理等六大模块组成,如图所示:

三、系统特点

    互联网协同办公系统以办公管理为核心,以沟通、协调、控制为宗旨,以通用、易用、稳定、安全为原则,实现了全新的办公理念与计算机网络的完美结合,可以提高办公效率、规范办公程序,可以提高员工业务素质。采用了先进的定制技术,用户无需编程就可以灵活、快捷地定出各种规范的模板,主要特点有:
自定义的文档模板:所有的文档都可以灵活、自由的进行定制模板,模板定制的范围广,包括模板名称、标题、条款、条款的类型、条款的限制以及条款的位置等。
可定制、可监控的工作流:所有的工作流都可以灵活、自由的进行定制模板,并可对流转过程进行实时监控。
多样化的会议系统:会议系统不仅支持现实会议,而且实现了完美的在线会议。现实会议实现了会议的通知、会前的提醒、会议记录的添加以及会议的查询;在线会议实现了不同地点的人"坐"在同一个会议室里开会,可以公开发言,可以切切私语,给人面对面的真实感觉。

    扩展性强的文件管理:文件管理类似于灵活的资源管理器。可以在默认的文件夹下任意的添加子文件夹,可以在子文件夹中任意的添加各种类型的文件。

    方便快捷的公共区域:系统专门设立了一个公共区域,包括新建区、搜索区和日历区。您只要轻轻一点鼠标,系统就会快速地按照您的要求进行操作。

    简捷灵活的工作流设置:用户可以根据需要自行定义文件格式、审批流程,彻底解决了其它软件因流程固定,流程变了就要修改程序的弊病。文件送达时的自动弹出、提示功能使用户办公更加方便。包括文件起草、审核、会签、归档、查询等均可在本系统上进行,实现公司内部办公的无纸化。自动记录文件审批整个流程,包括办理人、办理时间和办理意见,流程数据经过加密和权限控制不允许他人修改。整个过程充分体现了以人为本、方便实用的设计思想。

    全面的资源和信息共享,全新的信息交流方式:本系统独特的即时信息、手机短信、电子邮件系统等功能使得信息在企业内部传递效率极大提高,信息传递过程中耗费降到最低,让办公人员得以从繁杂的日常办公事务处理中解放出来,参与更多的富于思考性和创造性的工作。

    可实现远程办公:Intranet与Internet的平滑对接集成,集团公司可实现远程对异地子公司的指令发布、技术支持等管理。使集团总部和子公司,各分公司之间联系更加紧密。缩短各地员工之间距离,便于公司内部员工沟通。

    结构简明、功能实用:本系统力求突出体系结构简明、功能实用,且具有友好的用户界面,无须经过复杂的培训,易学易用。

    管理和维护简单易行:为系统管理员专门提供的功能集成、操作简便的系统管理平台,可以完成运行维护、用户授权、系统配置等项工作,大大降低了系统管理的复杂程度,提高了管理员的工作效率。

    严密的权限管理制度:对用户进行严格的分级管理,并按照用户的级别对用户的访问权限进行控制。让信息共享更加安全可靠。并具有严格的纠错及灵活的查询功能。

    功能模块无限的扩展性:为了适应不断发展变化的需要,系统各功能模块都具有良好的可扩展性,并可根据客户需求进行个性化定制开发各种专用模块附加在原系统上,构成一个高效全面的办公自动化系统。

四、栏目简介

    1.个人助理:个人助理是个人办公的窗口,实现了将个人所有日常工作集中起来,使用户的办公更有效,具有很强的自主性和及时性,在整个系统中占重要位置。主要包括待办事宜、个人日记、通讯录、电子邮 件、个人文档。

    2.信息交流:信息交流是单位内部沟通的桥梁,实现了随时随地交流,不受地点的影响,有很强的适时性和可扩展性,是不可缺少的组成部分。主要包括公告栏、论坛、聊天室和即时通讯。

    3.日常办公:日常办公是单位内部规划任务和分配工作的主要场所,实现了有效迅速地分配工作任务和报告任务完成状况,节约了人力物力,具有很强的整体性、全面性和具体性,在整个办公过程中占最重要的位置。主要包括日程安排、任务管理、会议管理、在线会议。

    4.文档管理:文档管理为用户提供了集中统一、安全的管理文档的渠道,是专门用来存储单位各种文件及其技术资料的电子媒体,实现了文档管理的电子化,具有很强的扩展性和定制性。主要包括文件管理、文档类型、模板管理。

    5.公文管理:公文管理的主要目的是完成公文的提交、审批、监控、登记、通知以及查询。公文管理实现了公文的生成、意见的签署、信息的反馈等全过程的电子作业,实现公文的实时监控,保证公文安全、快速地运转,具有规范化和智能化。主要包括工作流类型、工作流管理、新建公文、监控公文和处理公文。

    6.系统管理:系统管理的主要目的管理员工、部门、用户、角色、权限等,是整个系统的门户,在系统的安全性上起到了不可估量的作用。各种信息要求尽量全面详细,使管理变得更轻松更有效。主要包括基本信息、员工管理、部门管理、用户管理、角色管理、角色权限、角色用户、用户角色。